5 Cara Membuat Proposal Outing Karyawan Disetujui oleh Bos

Outing karyawan merupakan program reguler yang biasa diselenggarakan oleh perusahaan untuk membangun bonding antar tim, loyalitas sekaligus refreshing.

Banyak perusahaan yang menyerahkan usulan kegiatan outing karyawan kepada Divisi atau Departemen yang ada. Lalu, bagaimana cara membuat proposal outing karyawan agar disetujui oleh bos? Ini tipsnya.

1. Tetapkan Objective dari Outing Karyawan

Kumpulkan beberapa orang yang bisa diajak diskusi terbuka dan membangun untuk menyiapkan proposal outing karyawan. Diskusikan kondisi tim saat ini dan tetapkan objective atau tujuan yang ingin dicapai dari kegiatan outing.

Sebagai contoh, kondisi karyawan sedang berada di bawah tekanan yang tinggi dengan indikasi sering terjadi gesekan antar individu atau tim dan mementingkan target (KPI) personal dibandingkan perusahaan. Dari kondisi tersebut, tujuan yang harus dicapai adalah mencairkan situasi antar individu dan kelompok serta membangun bonding tim kembali agar visi perusahaan dapat dikedepankan dalam rutinitas pekerjaan di kantor.

2. Susun Kepanitiaan dan Pilih Beberapa Vendor yang Dapat Membantu Pelaksanaan Outing Jika Diperlukan

Setelah menetapkan objective, susun kepanitiaan internal. Siapa yang menjadi penanggung jawab utama (Ketua Panitia), Seksi Acara, Seksi Transportasi dan Akomodasi dan sebagainya.

Jika merasa kepanitiaan outing karyawan akan menyita cukup banyak waktu pekerjaan utama, pilihan menggunakan jasa profesional EO dan atau Team Building Provider akan sangat membantu. Karyawan juga dapat memiliki waktu berkualitas untuk menikmati rangkaian kegiatan.

Pilih beberapa EO Corporate Outing dan atau Team Building Provider yang terlihat memiliki banyak pengalaman dalam menanganin berbagai klien dari beragam jenis industri. Gunakan mesin pencari Google untuk mencari kandidat vendor dalam pelaksanaan outing karyawan.

3. Tetapkan Lokasi, Tanggal Pelaksanaan dan Kumpulkan Data yang Dibutuhkan

Sepakati lokasi dan tanggal pelaksanaan kegiatan outing karyawan. Anda dapat melakukan survei kepada tim satu departemen atau divisi menggunakan Google Form untuk mendapatkan masukkan mengenai lokasi yang paling diinginkan (gunung, pantai, kota), tanggal pelaksanaan, durasi penyelenggaran (satu hari, 2D1N, 3D2N) serta jenis kegiatan yang ingin dilakukan.

Lokasi, tanggal dan jenis kegiatan yang paling banyak dipilh menjadi ketetapan dari rencana kegiatan untuk dibuat lebih merinci.

Data lain yang dibutuhkan adalah:

• Data karyawan yang berhak mengikuti outing
• Beberapa data vendor yang masuk ke dalam kualifikasi
• Data ukuran kaos outing, topi, tas atau perlengkapan lain jika diperlukan pembuatan kustom
• Data perkiraan biaya yang dibutuhkan mencakup transportasi, akomodasi, konsumsi, perlengkapan acara. Jika menggunakan EO Team Building profesional, maka kalkulasi biaya akan dibuat oleh pihak vendor.

4. Buat Rencana Kegiatan Outing Lebih dari 1, Maksimal 3 Usulan

Buat beberapa pilihan rencana kegiatan outing agar terdapat alternatif. Paparkan rencana yang sudah dilengkapi dengan data pada poin 3.

Tahapan rencana harus menggambarkan kegiatan apa saja yang akan dilakukan, siapa saja yang akan terlibat, durasi waktu yang dibutuhkan, berlokasi di mana serta alasan memilih lokasi tersebut dan bagaimana mewujudkan rencana yang telah disusun agar mencapai objective dari outing karyawan.

5. Kemas 4 Poin di Atas dalam Bentuk Proposal yang Menarik

Setelah 4 poin di atas sudah dibuat, maka saatnya untuk menuangkan dalam bentuk proposal yang menarik. Karena otak manusia lebih mudah mengingat gambar, maka buat materi proposal yang jelas secara visual.

Tampilkan visual lokasi, gambaran kegiatan beserta alurnya sehingga akan mudah dipahami saat nanti mempresentasikan ke bos atau atasan. Yang terpenting lainnya dan biasanya menjadi faktor menentukan adalah buat perencanaan biaya yang rinci, jika perusahaan sudah memiliki plafon anggaran maka lebih baik menyesuaikan agar peluang proposal disetujui lebih besar.

Bonus:

Ini Contoh Proposal Outing Karyawan yang dapat diunduh dan dijadikan referensi. Selamat mencoba dan good luck!

Inspirasi lainnya: 

• Kumpulan Tema Gathering dan Outing Kantor yang Bisa Jadi Inspirasi
• Amazing Race di di Cirebon, Parkia Ajak Petrosea Ubek-ubek Kota Udang
• Ide Outing Kantor di Bogor 2 Hari 1 Malam yang Berkesan Banget!

—

Parkia Adventure adalah penyedia jasa Team Building di Jakarta, Pulau Seribu, Bali dan Luar Jawa yang dapat membantu Anda dalam penyelenggaraan outing atau gathering perusahaan. Parkia juga menyediakan jasa Pembangunan Wahana Outbound serta pengelolaannya. Informasi lebih lanjut hubungi halo@parkia.id atau 0812-1300-0767, 0813-8424-4517