Checklist Memilih Vendor EO Team Building yang Bisa Diandalkan HRD

Sebagai HRD atau orang yang ditunjuk jadi panitia outing kantor, kamu perlu pengetahuan yang cukup untuk memilih EO (Event Organizer) sebagai vendor team building dan acara outing kantor.

EO yang salah bisa bikin acara jadi kacau, peserta bosan, atau malah nggak nyambung dengan budaya tim kamu.

Namun jika kamu memilih vendor EO outing kantor atau acara team building yang tepat maka kamu sebagai panitia bisa ikut menikmati acara tanpa repot mengurus A-Z sendiri. 

Nah, biar kamu nggak salah pilih, berikut ini adalah checklist lengkap memilih vendor team building yang bisa diandalkan HRD, baik untuk acara skala kecil, menengah, hingga 500+ peserta.

1. Punya Pemahaman Mendalam tentang Tujuan Team Building

Vendor yang bagus nggak langsung nawarin games lucu-lucuan, tapi memulainya dengan bertanya:

"Apa tujuan perusahaan bikin acara ini?"

Apakah:

• Mau memperkuat komunikasi antar divisi?
• Menyatukan tim setelah restrukturisasi?
• Atau sekadar recharge & refresh?

EO yang paham akan bantu menyusun konsep dan games yang sesuai dengan value perusahaan, bukan sekadar bikin peserta ketawa.

2. Menawarkan Konsep Kreatif yang Bukan Sekadar Template

❌ Jangan pilih vendor yang hanya copy-paste program.


✅ Pilih yang bisa custom konsep berdasarkan jumlah peserta, karakter tim, dan lokasi.

Misalnya:

EO seperti Parkia Adventure terbiasa merancang konsep unik bahkan untuk permintaan yang nggak biasa.

3. Proposal Rapi, Detail, dan Bikin Manajemen Langsung Paham

Checklist proposal vendor profesional:

✅ Rundown lengkap by minute


✅ Visualisasi skenario game


✅ Desain branding (backdrop, panggung, atribut peserta, dll)

✅ Estimasi waktu, alat, dan logistik


✅ Opsi cadangan bila hujan

Ini penting supaya kamu nggak ribet jelasin ke atasan, tinggal tunjukkan proposal dan semua langsung paham alurnya.

4. Portofolio Klien yang Relevan & Bisa Dicek

Lihat siapa saja klien sebelumnya:

• Apakah pernah menangani acara skala serupa?
• Ada dokumentasi foto/video asli?
• Testimoni real dari peserta?

Contoh vendor seperti Parkia Adventure punya rekam jejak menangani klien seperti Modernland, Instrucom, ABB, Petrosea, dan perusahaan skala besar lainnya, dengan dokumentasi foto dan video yang menggambarkan kenyataan.

5. Paham Kondisi Lokasi dan Fleksibel terhadap Situasi

Vendor harus tahu karakter lokasi tempat acara kamu berlangsung:

• Jakarta butuh opsi selain gedung hotel dan program mesti kreatif banget
• Bandung bisa dikombinasikan dengan alam dan kuliner
• Bali cocok untuk amazing race dan healing
• Bogor? Harus siap plan B kalau hujan deras

Vendor profesional punya pengalaman menyesuaikan rundown dengan venue, bahkan bisa bantu survei lapangan kalau kamu butuh.

6. Tim Lapangan yang Sigap & Komunikatif

Jangan hanya menilai dari tim sales atau manajemen EOnya saja namun Tim lapanganlah yang akan benar-benar menentukan keberhasilan eksekusi acara.

Checklist tim lapangan vendor:

✅ Briefing peserta runut


✅ Ramah, menyenangkan tapi tegas


✅ Paham flow acara


✅ Bisa improvisasi kalau ada perubahan di lokasi

Kamu bisa minta rekaman video eksekusi sebelumnya, atau bahkan kontak referensi dari klien sebelumnya.

7. Harga Transparan & Tidak Terselubung

Vendor yang andal akan memberi estimasi harga yang rinci dan terbuka, termasuk:

• Harga per peserta
• Biaya alat & properti
• Transportasi dan akomodasi tim EO
• Management fee
• Biaya tambahan kalau ada kebutuhan di luar quotation

Dan jangan tergoda dengan vendor yang terlalu murah karena seperti kata pepatah: "ada harga, ada rupa".

📌 BONUS Checklist PDF Siap Pakai

Mau checklist ini dalam bentuk PDF yang bisa kamu simpan atau kirim ke rekan kerja?


Download Gratis:

Checklist Memilih Vendor Team Building [PDF Format]

Checklist Memilih Vendor Team Building [Google Sheet Format]

Butuh Vendor yang Bisa Kamu Ajak Diskusi dari Nol?

Kamu nggak perlu bingung,
Parkia Adventure siap bantu brainstorming konsep, menyusun rundown, hingga eksekusi acara.

📍 Lokasi fleksibel: Jakarta, Bandung, Bali, Bogor, Jogja


📲 Konsultasi gratis → Hubungi Parkia sekarang lewat halo@parkia.id.

FAQ: Yang Sering Ditanyakan HRD

Berapa biaya vendor team building profesional?


Tergantung jumlah peserta, lokasi, dan durasi. 

Berapa lama durasi ideal acara?


2 jam – 1 hari. Bisa juga 2 hari 1 malam atau 3 hari 2 malam untuk outing plus team building.

Apa saja yang disediakan oleh Parkia sebagai eo team building?

Semua kebutuhan acara, dari mulai tema acara, design dan produksi atribut, tenaga fasilitator, MC, konsumsi, akomodasi, dan semua yang kamu butuhkan untuk bikin acara team building berkesan dan berdampak pada karyawan.